Beglaubigungen

 

Die Beglaubigung – das tägliche Geschäft

Tausende Beglaubigungen werden von einem Notariat pro Jahr erstellt, hunderte Geschäftszahlen vergeben. Selbst, wenn nur jede zweite Klausel nachbearbeitet werden muss, kostet das im Jahr viele Stunden Arbeit. Die Sicherheit, Laufkundschaft genauso gut und exakt bedienen zu können wie langjährige Klienten, ist ebenso wichtig wie der Vorteil, immer wieder auftauchende Formulierungen nicht jedes Mal aufs Neue in der Beglaubigungsklausel erfassen zu müssen. notarXPERT bietet Ihnen diesen Komfort und diese Sicherheit! Individuelle Klauseln werden für jede Notariatskanzlei speziell in das Programm integriert. Regelmäßig verwendete Formulierungen (z.B. „Pfandurkunden der Bank“) werden hinterlegt und bei der Erstellung automatisch vorgeschlagen.

Das manuelle Zusammenziehen mehrerer Klauseln in eine Sammelbeglaubigung kostet ebenso sehr viel Zeit. notarXPERT bietet hier eine einfache Funktion, mit der mehrere Beglaubigungsklauseln zu Sammelbeglaubigungen zusammengefasst werden.

Einfacher kann man diesen Arbeitsablauf nicht abbilden! Individuell erstellte Beglaubigungstexte und Automatismen sparen Zeit und helfen dabei, sich noch intensiver mit Klienten befassen zu können.

Der Beglaubigungsteil

Mit notarXPERT sind Beglaubigungen rasch und  komfortabel durchführbar. Durch einfaches „Hineinholen“ der gewünschten Personendaten können auch komplexe Vertretungsstrukturen (GmbH & Co KG) realisiert werden. Auf Knopfdruck erhält man dann die passende Klausel, das Vermerkblatt oder die Anerkennungserklärung. Sammelbeglaubigungen sind ebenso einfach realisierbar. Dabei werden individuelle Formulierungswünsche im Beglaubigungsteil speziell berücksichtigt und die Vorlage natürlich auch individuell angepasst. Bei der Erstellung der Beglaubigungsklausel werden auch bei den Parteien hinterlegte Rechtsnachfolger, Amtsbestätigungen bzw. Vollmachten berücksichtigt.

Weiters ist es möglich, die zu verschiedenen Zeitpunkten geleisteten Unterschriften zu einer Beglaubigungsklausel zusammenzufassen und zu verrechnen. Oft wiederkehrende Beglaubigungen (z.B. Pfandurkunden der Bank) werden in notarXPERT in Serie erfasst, und die relevanten Daten automatisch richtig vorgeschlagen. Optional erfolgt die Vorerfassung einer Beglaubigung ohne BRZ. Diese steht dann im Bedarfsfalle besonders rasch zur Verfügung.

Die Beglaubigungen können für Laufkundschaft außerhalb eines Aktes komplett abgewickelt werden. Im Akt können Beglaubigungen anhand der Arbeitsschritte abgearbeitet werden – dabei werden speziell markierte Parteien automatisch für die Beglaubigung vorgeschlagen.

Wird die Beglaubigung bar bezahlt, können die Beglaubigungskosten direkt in die Buchhaltung, Kassakonto bzw. Registrierkasse übergeleitet werden. Selbstverständlich läßt sich auch direkt eine Honorarnote erstellen. Bei Einsatz des Zusatzmoduls Registrierkasse kann auch in diesem Fall allen aktuellen Vorschriften Rechnung getragen werden.

Die Register

Aus dem Beglaubigungsteil wird direkt das Beurkundungsregister geschrieben, wobei in notarXPERT das Reservieren und Einschieben von BRZs im Rahmen der Notariatsordnung möglich ist. Daraus ergibt sich das „Gebührenbuch“. Alle an das Finanzamt abzuführenden Gebühren werden in diesem erfasst und sind periodisch auswertbar. Sämtliche für den Notar erforderlichen Register – so wie auch die Erstellung des Repertoriums – werden automatisch geführt. Alle gesetzlichen Auswertungen, bis hin zum statistischen Ausweis, sind einfach erstellbar.

Datensicherheit wird auch hier großgeschrieben: Nachträgliche Änderungen sind nicht möglich. Sofern diese erlaubt sind (Nachtrag im Repertorium), werden diese selbstverständlich mitprotokolliert.

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